Telefon Santrali Alırken Dikkat Edilecek 12 Detay
Firmanız için telefon santrali alırken, ihtiyacınız olan en uygun sistemi bulmanıza yardımcı olması bakımından bilmeniz gereken kriterleri 12 maddede özetledik ;
1- KAPASİTESİ
Santral sisteminde(PBX) kapasite iç ve dış hat olarak 2’ye ayrılır. İç hat kapasitesi, şirket içinde iletişim sağlayan abone sayısını; dış hat kapasitesi ise firmaların harici bağlantılarını kurmaya yarayan telefon hat sayısıdır.
Santral sistemi kurdurmadan önce yapmanız gereken ilk şey iç ve dış hat sayınızın kaç olması gerektiğini belirlemektir. Büyüyüp gelişmekte olan bir firma iseniz; kapasitenizin daha sonra genişletilebilir olmasına dikkat etmelisiniz. Genişleme özelliği sunan telefon santrallerinin yanı sıra, IP santral sistemlerinde kapasite arttırımı sistemlerin birbirine bağlanabilmesi sayesinde çok daha esnektir. Gelişmekte olan bir iş yeri için IP Santral Sistemi tercih edilmelidir.
Kendinize Soru: Firma içinde kaç kişi telefon kullanacak ve dış arama yoğunluğumuza göre kaç adet telefon hattına ihtiyacımız var ?
2- LOKASYON
Eğer birden fazla yeri olan bir şirketiniz varsa -şube, mağaza, farklı bölgelerdeki ofisler vb.- bu yerler arasında tamamen ücretsiz konuşabilirsiniz. Bunun için IP aracılığıyla(VoIP) ücretsiz konuşma imkanı veren IP santral sistemleri tercih edilmelidir.
Kendinize Soru: Şirketimizin birden fazla lokasyonu var mı?
3- HAREKETLİ PERSONELLER
Sahada çalışan uzmanlar, teknik servis görevlileri vs. hareketli personeller yüksek konuşma maliyetleri oluşturabilirler. IP santrallar sayesinde hareketli personeller merkez ofislerle veya kendi aralarında Ücretsiz konuşabilirler.
Kendinize Soru: Firma dışarısında çalışan hareketli personellerimiz var mı?
4- ROBOT OPERATÖR IVR SESLİ KARŞILAMA ve SESLİ MESAJ
Önceden kaydedilmiş olan sesli karşılama mesajını ve arayan müşterilerin telefondaki tuşlarla seçim yapabilecekleri uygulama menülerini içeren Robot Operatörler firmanızın kurumsal kimlik yapısını ön plana çıkarmada önemli bir yoldur. Aynı zamanda iletişim trafiğini kolaylaştırarak daha sakin bir çalışma ortamı sunar. Cevap veremediğiniz çağrılar, e-posta yoluyla gönderilebilen sesli mesaj olarak kaydedillir. Böylelikle mesajı istediğiniz an dinlemeniz mümkün olur.
Kendinize Soru: Özel Sesli Karşılama Mesajı ve yönlendirmelere ihtiyaç var mı? Cevapsız çağrılarımıza her an her yerden ulaşmamız gerekli mi?
5- VOİP 0850,FCT VE LCR ÖZELLİĞİ
Sabit hatların yanında cep telefonu(GSM) hatlarınız santrale dış hat olarak bağlanabilir. GSM firmalarının sağladığı imkanlardan yararlanabilirsiniz. LCR özelliği ile yaptığınız aramaları otomatik olarak en ucuz tarifeli hat (Turkcell,Vodafone, Türk Telekom hattı ,vb.) üzerinden gerçekleştiren santraller aramalarda tasarruf etmenizi sağlar.Ayrıca size özel alınacak 0850li Voip Hatlar Ip Santral seçiminde çok daha ucuza konuşmanızı sağlar. Voip hatlar(0850-0212-0216) ile ilgili bilgi ve başvuru için TIKLAYINIZ.
Kendinize Soru: Yüksek telefon faturaları ödüyor muyuz? İletişim giderlerinde tasarruf etmeli miyim?
6- GÖRÜNTÜLÜ KONUŞMA
Görüntülü telefonlarla uzak ofis, hareketli personeller ve dış hatlarla yapacağınız görüntülü konuşmalar iletişimde mesafeyi ortadan kaldırıp yüz yüze, daha samimi ve şeffaf bir şekilde görüşmenizi sağlar.
Kendinize Soru: Görüntülü görüşme ihtiyacımız varmıdır ?
7- KONFERANS
Santralinizin konferans yapabilme özelliğiyle aynı anda birden çok kişi ile beraber konuşarak karar alma sürecinizi hızlandırabilirsiniz. Böylece toplantı sayınızı, süreleri ve maliyetlerinizi azaltabilirsiniz.
Kendinize Soru: Konferans sistemi özelliğinden faydalanmam gerekir mi?
8- KONUŞMA/SES KAYDI
Yaptığınız konuşmalar otomatik olarak santraliniz tarafından kaydedilmektedir. Böylece müşteri memnuniyeti ve güvenliği sağlanmaktadır. Özellikle hızlı karar verilmesi gereken işlerde müşteri ve çalışan ile yapılan görüşmelerde ses kaydı ile yapılan otomatik belgelendirmeler fayda sağlamaktadır.
Kendinize Soru: Müşterilerimiz ile görüşmelerimizin ses kayıtlarına ihtiyacımız varmı?
9- ENTEGRASYON
Santraliniz e-postanıza CRM sistemine, çağrı merkezi çözümlerine, kamera güvenlik sistemlerine ve hırsız alarm sistemlerine entegrasyon sağlayabilir. Örnek vermek gerekirse şirketinizin güvenlik kamerasını cep telefonunuzdan takip edebilir ya da konuşma bilgilerinizi CRM üzerinde görebilirsiniz. Bu tarz çalışma şekillerini sunan santral sistemlerini seçerseniz şirketinizde cihaz kalabalığını önlemiş, tasarruf sağlamış ve sistemlerin faydasını dahada arttırmış olursunuz.
Kendinize Soru: Santralin kendi arasında farklı sistemlerle entegrasyonundan faydalanmalı mıyız?
10- KABLOLAMA VE SİSTEM ALTYAPISI
Sistem altyapısı verimlilik açısından önemli bir roldedir. IP Santrallarda altyapı için kablolamaya gerek yoktur mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz.
Kendinize Soru: Kablolama şirketimde görsel sıkıntı yaratır mı , Sadece network ile telefon görüşmelerini yapmak ister miyiz?
11- YÖNETİM VE RAPORLAMA
Santral sisteminde her personelin çağrı kayıtları tutulabilir ve istenildiğinde rapor alınabilir. Yani santral sisteminin çağrı kayıt yazılımını desteklemesiyle oluşan raporlama özellikleri sayesinde süreçleri analiz edebilirsiniz. Hangi personelinizin hangi telefon numarasıyla ne kadar süre konuştuğunu rahatlıkla kontrol edebilirsiniz. Bu işlemleri VPN ile Web tarayıcınızdan da yapabilirsiniz
Kendinize Soru: Şirketimizde konuşma trafiği hakkında bilgi sahibi miyiz? Raporlama işimize yarar mı?Gereksiz iletişim maliyetini görüp kısabilirmiyiz?
12- MALİYET
Maliyet bakımından dikkat etmeniz gereken 3 nokta vardır : Altyapı maliyeti, ilk yatırım maliyeti, toplam sahip olma ve işletme maliyeti. Santrali seçerken analog bir sistem tercih edebilirsiniz. Böyle durumda ilk yatırım maliyetiniz düşmüş olacaktır. Gelişkin IP santral sisteminin yatırım maliyeti daha fazla olsa da üst de açıkladığımız birçok özellikle toplam sahip olma ve işletme maliyetlerinde bir hayli tasarruf sağlanacaktır. Gelişmiş özellikler ise personelinizin verimini ve müşteri memnuniyetini gözle görülür ölçüde yukarı çekecektir. IP santrallerin ekstra kablo maliyeti yaratmaması ise ekstra bir avantaj olacaktır. Santral çok uzun süre kullanılabilen bir ofis malzemesi olduğundan maliyet hesabınızı yaparken en az 4-7 yıllık süreleri göz önünde bulundurmalısınız.
Kendinize Soru: Satın alacağım santral sisteminin ilk yatırım, altyapı ve sahip olma maliyeti ne olacak?
